プライバシーに関する通知（従業員および採用候補者向け）
最終更新日：2020年2月10日
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目的と対象範囲
A-dec, Inc.および世界各地の提携会社（以下「A-dec」と総称）は、あなたの個人情報のプライバシーおよびセキュリティの保護に真剣に取り組み、適用されるデータ保護法の要件遵守に全力を尽くしています。このプライバシーに関する通知（従業員および採用候補者向け）（以下「本通知」）は、採用候補者（以下「採用候補者」）および従業員、契約業者、コンサルタント（パートタイムかフルタイムかを問わない）（以下「従業員」と総称）の個人情報をA-decがどのように管理するかのご説明を目的としています。本通知は、居住地域に関係なく（欧州経済領域（EEA）およびスイス、英国に居住する採用候補者および従業員を含め）、すべての採用候補者および従業員に適用されます。また、本通知は、適用されるデータ保護法に基づいて採用候補者または従業員の皆さんに付与されるさまざまな権利についても情報を提供します。本通知全体を通じ、応募または雇用に関連してA-decが取得するあなたの個人情報を「雇用データ」と呼びます。
データ保護原則
採用候補者または従業員が各自の個人情報に対して付与される権利は、居住地によって異なります。地域の法律によってA-decに別の要件が課される場合や、本通知の規定とは異なる権利が個人に付与される場合、当社は地域の法律に従います。本通知に記載されていない権利について不明点がある場合は、privacy@a-dec.comまでご連絡ください。
付与される権利や法律の内容は地域によってさまざまですが、各地の法律に共通する原則も多数あります。以下の10の原則がその例であり、雇用データを取り扱う際、A-decはこれらに従います。
- 公正性と透明性： A-decは、雇用データの処理を合法的かつ公正に行い、その透明性を維持します。
- 合法的な処理： A-decは、正当な法的根拠がある場合に限り、合法的な方法でのみ雇用データ（雇用上の機密データを含む）を処理します。
- 目的の限定：A-decは、明確かつ正当な目的でのみ雇用データを収集します。それ以降の処理はすべて、当該目的に沿ったものでなければなりません。また、A-decは、法律で認められている個人の同意または承認に依拠する場合があります。
- 最小限のデータ：A-decが処理する雇用データは、適切、適度、かつ収集の目的に関連して必要なものに限定されます。
- データの精度： A-decは、雇用データが正確かつ完全、最新のものであるよう徹底するための合理的な措置を講じます。
- データの保有期間： A-decは、データ主体の身元を特定できる形での雇用データの保管を、その収集目的または許可された他の目的を果たすのに必要な期間にわたってのみ行います。
- セキュリティ： A-decは、雇用データの機密性および整合性を徹底するため、適切なセキュリティ措置を講じます。また、当社のために雇用データを処理する第三者に対してもこれを義務付けます。
- 個人の権利： A-decは個人に対し、雇用データに関連する法的権利（個人情報にアクセスしこれを修正する権利を含む）の行使を認めます。
- 説明責任： A-decは、これらのデータ保護原則を遵守し、コンプライアンスを証明するため、必要な措置を講じます。
- 個人情報の転送： 雇用データを収集された国の外に送信する場合、A-decは事前に適切な保護措置を講じます。
採用候補者の個人情報はどのようにして収集されるのですか。
米国およびカナダの居住者が、当社Webサイトからアクセス可能なジョブポータル（第三者プロバイダーが運営）を通じて求人に応募した場合、当社は当該応募者の雇用データを収集・処理することがあります。あなたが当社Webサイトからこのジョブポータルにアクセスした場合、あなたのコンピューターまたはその他デバイスにCookieが設置されたり、同様の技術によってジョブポータルの使用状況に関する情報が収集されることがあります。Cookie情報は、A-decと第三者プロバイダーのどちらがCookieを設置したかに応じて、A-decまたは第三者プロバイダーに提供されることがあります。Cookieおよび同様の技術の詳細に関しては、当社のCookieに関する通知を参照してください。
米国およびカナダ以外に居住する応募者に関しては、応募書類や履歴書、補足情報がEメールで送信された際、または物理的書類がA-decまたは第三者人材斡旋会社に直接提出された際に雇用データを収集・処理いたします。
地域の法律で認められている場合、当社はあなたに関する情報を第三者から収集することがあります。当社はたとえば、プロファイルやデータベース、またはソーシャルメディアサイトを通じてあなたが一般に公開した情報を取得する場合があります。
雇用データと見なされるのはどのようなデータですか。
雇用期間を通じて、また雇用終了後必要な期間にわたって、当社はあなたに関するデータを処理する必要があります。雇用データには、たとえば以下のカテゴリの情報が含まれます。
採用候補者の情報
連絡先情報（物理的住所（郵便送付先）、Eメールアドレス、電話番号など）
生年月日
社会保障番号または政府が発行するその他のID番号（雇用前の事前審査の一環として）
履歴書および応募書類の内容（職業資格や職歴、写真、居住地、個人的な関心事、関連する経験など）
求人応募者としてのアカウントを管理するためにあなたが提供した情報（ユーザー名、パスワード、氏名、Eメール、LinkedInプロファイル（地域の法律で認められている場合）、地理的所在地、専門分野、関心を持っている職種など）
採用プロセスを通じてA-decが収集した情報（面接での様子、照会先から提供された情報など）
犯罪歴、薬物使用、健康状態などの情報（地域の法律で認められる範囲内で）
従業員の情報
連絡先情報（物理的住所（郵便送付先）、Eメールアドレス、電話番号など）
生年月日および婚姻状況
名前、住所、家族の法的地位（税金計算のため）、給与、年金制度への加入状況
雇用管理に必要な情報（下記を含む）
- 政府が発行した身分証明書のコピー（身元確認のため）
- 証明写真
- 従業員ID番号
- 勤怠記録、労働時間、休暇取得記録
- 財務情報（給与、納税者コード、銀行口座など）
- 従業員および家族、受益者の社会保障番号または政府が管理するID番号
- 業績管理や昇進に関連する情報（査定・評価、トレーニング状況、懲戒処分や苦情に関する調査など）
- 雇用条件
- 電子カードアクセスシステムによって記録された、A-dec拠点に所在したという事実に関連する情報（地域の法律で認められる範囲内で）
- A-decの資産（コンピューター、電話など）の使用に関連する情報（地域の法律で認められる範囲内で）
機密データ（下記を含む）
- 業務に関連した居住施設のための健康関連情報、抜き打ち薬物検査の結果（法律で認められる範囲内で）、退職金・年金制度の加入状況、事故や障害、死亡に伴う保険適用状況
- 従業員の何らかの要求を処理するのに必要な従業員の家族の健康関連情報（休職に関連するものなど）
なお、上記に挙げた雇用データの種類は、必ずしもすべての事例を網羅するものではありませんので、あくまで1つの指針としてご利用ください。A-decのビジネスニーズや事業目標に対応し、また雇用プロセスをサポートするため、データの種類は随時変わる可能性があります。
A-decは、使用する雇用データがA-decとあなたの関係性、およびデータ保護原則と合致しているものと想定しています。A-decが保有する雇用データは、事務・管理のみを目的としていますが、A-decは場合により、あなたに関して保有している何らかのデータを関連する第三者に開示しなければならないことがあります（税務またはその他の政府当局によって法的に義務付けられている場合、または、参照情報として提供する目的で、もしくはメンテナンスサポートやデータホスティングに関連して、もしくは保険条件に関連してあなた自身から要求があった場合など）。
上記のとおり、A-decは場合により、特に機密性の高いデータ（障害に関する情報、薬物検査の結果、人種または民族、兵役経験、犯罪歴など）を保有することがあります。これらの情報は、A-decの法的責任の履行のためだけでなく、たとえば人員管理や事務処理、雇用適格性の確認、機会均等法の遵守などを目的として処理されることがあります。これらの情報は機密と見なされるため、何らかの法律により、当社はその処理に対するあなたの明示的な同意を取得するよう義務付けられることがあります。ただし、A-decがこのようなデータの処理を法律によって明確に義務付けられている場合はその限りではありません。
雇用データはどのように取り扱われますか。
A-decによる雇用データ使用の主な目的は下記のとおりです。
採用候補者の情報
求人応募の処理：職務に必要な資質を満たす能力があるかどうかの評価を行い、どの応募者が職務要件により的確に合致するかを見極めたり、応募者自身から提供された照会先や職業資格を確認するのに使用します。
当社の求人への応募プロセスの改善：当社のジョブポータルおよびWebサイトをユーザーフレンドリーなものとし、適切かつ有用な情報を提供できるようにします。
従業員の情報
人材計画および採用活動：具体的には、予測、従業員の配属計画、予算、求人広告、面接、スタッフの選考・採用などが含まれます。
全般的な人事管理および事務処理：具体的には、従業員のキャリア開発、業績管理、社会保障、報酬、年金・福利厚生の管理とベンチマーキング、給与・福利厚生の手配・運用、保険、勤怠管理、全従業員数の報告などが含まれます。
A-decの事業運営・業務遂行：具体的には、A-decの日常的な事業活動の遂行、顧客とのやりとり、事業継続性の確保などが含まれます。
セキュリティ管理：A-decの施設や資産、製品、情報、従業員の安全確保に活用されます。
マーケティングおよび広報活動：たとえば、当社Webサイトまたは業務用のソーシャルメディアWebサイト、その他の通信手段（プレスリリースなど）への、従業員の連絡先や写真の掲載などです。
法律および規制へのコンプライアンス：具体的には、安全衛生要件やその他の法律または財務上の義務（訴訟または内部調査、監査に関連するものなど）に対するコンプライアンス徹底、A-decの行動規範と倫理、ならびにマネーロンダリングおよび賄賂、汚職防止に関する当社のポリシーへのコンプライアンス徹底が含まれます。
なお、上記の目的は、必ずしもすべてを網羅するものではありませんので、あくまで1つの指針としてご利用ください。A-decのビジネスニーズや事業目標に対応するため、処理目的は随時変わる可能性があります。 当社があなたの雇用データを処理するのは、法的根拠がある場合（契約上の義務を履行するためなど）、またはあなたの同意を得ている場合、法律遵守のために必要な場合、当社が正当な権利（データ保護に対するあなたの権利に優先しない）を有する場合のみです。雇用データは基本的に、あなたと雇用関係を結ぶかどうかの判断や、あなたが従業員となった場合に当社の義務履行に役立てる目的で処理されます。また、雇用データの処理は、当社があなたとの雇用関係を維持するのに必要であるため、あなたが個人情報の提供を怠ったりその処理に異議を唱えた場合、A-decはあなたとの間に雇用関係を確立できません。
当社はときとして、あなたの同意を理由に、何らかの方法で雇用データを処理することがあります。たとえば、あなたは従業員エンゲージメント調査に同意し自発的に参加することができます。
あなたの同意に基づいて当社が個人情報を処理する場合、あなたはいつでもその同意を撤回できます。また、当社は、法的義務（税務・財務に関連するものなど）を履行する目的で、または雇用主としての正当な事業上の関心事である（求人応募者について理解を深めることにより、人材採用を効果的に行ったり、当社ネットワークやITインフラストラクチャ、製品・サービスの安全や健全性を守るなど）ことを理由として、雇用データを処理することがあります。
雇用データには誰がアクセスできますか。
A-dec社内に保存するケース：A-decでは、業務遂行のために雇用データを必要とするA-dec従業員および契約業者のみが当該情報にアクセスできるよう制限しています。 たとえば当社の人事チームは、あなたとA-decの雇用関係を管理する目的で雇用データへのアクセスを有します。また、あなたの上司は、キャリア開発および業績管理をサポートする目的であなたの雇用データの一部にアクセスすることがあります。
適用される法律で禁止されていない限り、A-decは、A-decとその事業に影響を及ぼすまたは関連する行動規範・コンプライアンス関連の問題について調査する目的で、従業員が送受信するEメール（会社のEメールアカウントを使用する場合、および会社のEメールアカウントが業務目的で使用される会社のデバイスまたは個人のデバイス上で行われる場合）、ならびにあらゆるEメールの内容（第三者に関連する個人情報が含まれる可能性がある）にアクセスすることがあります。その際、個人的なEメールの内容は閲覧しないよう努めますが、ときとして偶発的に、または必要に応じて閲覧する場合があります。たとえば、A-dec社内でセキュリティ侵害の調査や、従業員または第三者に関連する申し立てについての調査が必要な場合などがこれに該当します。このようなアクセスは、必ず適用される法律に従って行われます。
A-dec社外に保存するケース：A-decは、当社が許可した第三者サービスプロバイダーに雇用データを開示します。当社はたとえば、当社の採用プロセスをサポートする第三者に雇用データを開示することがあります。ここでいうサポートとは、事前審査の実施や、応募書類およびあなたが当社に提供したあらゆる追加情報に含まれる情報の確認（学歴や職業資格の確認を含む）を指します。また、当社は、当社の雇用プロセスをサポートする第三者（福利厚生または医療保険、退職金制度を提供する第三者プロバイダーなど）にも雇用データを開示することがあります。いずれの場合も、第三者による雇用データへのアクセスは、第三者がサービスを提供するために当該情報へのアクセスを必要とする場合に限定されます。
さらに、A-decは、採用活動の実施・管理を目的として第三者（ベンダーなど）に雇用データを開示することがあります。また、通常業務の範囲内であなたが顧客からの連絡を受けられるよう、当社は一部の雇用データ（主に、名前、電話番号、Eメールアドレスなどの業務用の連絡先情報）を顧客に開示することがあります。そのほか、業務遂行をサポートするソフトウェアやサービスにあなたがアクセスするためのプロファイル作成を目的として、ベンダー（Cisco、Brainier、Engenciaなど）に雇用データを開示することがあります。
また、以下に挙げるようなまれな例において、A-decは社外のその他の第三者にも雇用データを開示することがあります。
- 法律で義務付けられている場合
- 警察またはその他の法執行機関による正当な支援要請に応じて
- 第三者との紛争に関連して、または従業員もしくは第三者に対する申し立てについて調査する目的で、A-dec社外の弁護士に法的助言を求めるため
- 何らかの事業の売却または取得、合併に関連して
これらの場合には、EEAおよびスイス、英国以外に所在するA-dec組織または裁判所、規制機関、第三者に雇用データが転送されることがあります。
A-decによる雇用データの保有期間はどれぐらいですか。
当社は、適用される法律と、データ保有に関するA-decのポリシーおよび手順に従い、収集目的を果たすのに必要な期間にわたって雇用データを保管します。通常、A-decに採用されなかった、またはA-decによる採用を辞退した採用候補者に関し、適用される法律で認められている期間を超えて当社が雇用データを保管することはありません。適用される保有期間の詳細については、privacy@a-dec.comまでお問い合わせください。
A-decは雇用データをどこに保存しますか。
A-decは、米国オレゴン州ニューバーグに本社人事チームを設けています。また、各地の事業所（英国など）にも人事チームがあり、主に第三者コンサルタントチームおよび彼ら独自の人事情報システム（以下「HRIS」）によって運営されています（各事業所が使用しているシステムの詳細については、privacy@a-dec.comまでお問い合わせください）。業績記録などの雇用データは、従業員管理上の必要性に応じて、複数地域のA-dec人事チーム間で共有されることがあります。ただし通常は、雇用データは当該地域内に保存され、第三者プロバイダーによって管理されます。
雇用データの管理に主に使用されるシステムは各地域のHRISですが、これ以外のシステムやツールも併せて使用されます。世界各地の事業所の部門やマネージャーは、各種ファイルやスプレッドシート、アクセスデータベースを併用して個人情報の管理や保存を行う可能性があります。EEAおよびスイス、英国に居住する採用候補者および従業員の雇用データは、EEAおよびスイス、英国以外の国々に転送されたり、他の国々で処理・保存される場合があります。それらの国々にはデータ保護法が存在しない、または存在してもヨーロッパほど厳格でない可能性があります。
雇用データが処理または保存される場所に関係なく、雇用データを転送する場合（EEAおよびスイス、英国以外の場所への転送を含む）、当社は、雇用データを守るための適切な保護措置が講じられるよう、また適用される法律および本通知に従って安全に取り扱われるよう徹底します。
データセキュリティ
A-decは、適切な技術的・組織的措置を講じるほか、第三者サービスプロバイダーとの間には、雇用データを消失や改ざん、不正アクセスから安全に保護するための契約を締結するよう努めています。雇用データへのアクセスは、当社のネットワークおよびシステムのセキュリティ対策実施によって厳格に管理されています。雇用データへのアクセスは、A-decの人事担当者および、業務遂行に当該情報へのアクセスを必要とするその他のA-dec従業員にのみ許可されます。
権利の行使
居住地によっては、ご自身の雇用データの共有への同意を撤回する権利（当社がお客様の同意に基づいてその情報を受領した場合）、またはA-decが保有するお客様の雇用データへのアクセスやその修正、消去を要求する権利をお客様が有している場合があります。また、ご自身の個人情報をマシンで読み取り可能かつポータブルな形式でご自身または第三者に無料提供するよう要求する権利を有することもあります。また、ご自身の雇用データの特定の種類の処理を制限したり、これに異議を唱え、監督機関に苦情を申し立てる権利を有する場合もあります。また、雇用データを保護するために当社が講じた保護措置のコピーを要求する権利を付与される場合もあります。
上記の権利のいずれかを行使するという要求については、A-decによってケースバイケースで評価が行われます。当社は、不当な遅滞なく、いかなる場合も適用される法律に従ってこのような要求に対応します。お客様の居住地の法律要件により、またはデータ保護法における例外規定により、当社はお客様の要求に対応する法的義務を負わない場合があります。
権利を行使される場合は、privacy@a-dec.com宛てに個人情報へのアクセスリクエストを送信してください。なお、個人情報へのアクセスのご提供に先立ち、（お客様の身元を確認するなどの目的で）追加情報の提示をお願いする場合があります。あらかじめご了承ください。
従業員コンプライアンスライン
財務、経理、賄賂防止、監査、および適用される法律で認められたその他の事項に関連する懸念が生じた場合、A-dec従業員は、上司またはその他のマネージャー、人事部、法務部、内部監査部、従業員代理人（該当する場合）などのチャネルを通じて対面で報告するよう奨励されます。これらの問題について対面で報告できないと感じる場合、従業員は、A-decの倫理・コンプライアンスライン（米国内に拠点を置く第三者プロバイダー、NAVEX Globalが管理・運営）を使用するよう奨励されます。報告には、電話またはオンライン報告ツールを使用できます。匿名での報告もできますが、従業員の皆さんには、報告時に可能な限り身元を明らかにしていただくようお願いしています。これは、こちらから直接ご連絡して問題を正しく理解し、懸念事項について詳しくかつ迅速に確認できるようにするためです。当社は、良心に基づいてコンプライアンス関連の懸念を提起した人物や、社内調査に協力した人物に対する報復を一切容認しません。なお、当社の倫理・コンプライアンスホットラインによる報告が可能となる条件や、報告可能な違反行為の種類、それらの報告（そこに含まれる個人情報を含む）を保護するために要求される措置については、厳格な規則が適用されます。詳細については、当社の行動規範と倫理を参照してください。
お問い合わせ
本通知または各自の雇用データの取り扱いに関する問題が生じた場合、採用候補者および従業員は、Eメールでprivacy@a-dec.comまでご連絡ください。A-decとの間で直接問題を解決できない場合、採用候補者または従業員は、最寄りのデータ保護機関に連絡して詳細情報を求めることができます。
EU居住者：各地のデータ保護機関
英国居住者：Information Commissioner's Office（情報コミッショナー事務局）
スイス居住者：Federal Data Protection and Information Commissioner（連邦データ保護情報コミッショナー）
米国居住者：Federal Trade Commission（連邦取引委員会）
