Aviso de privacidad para Empleados y Candidatos
Última actualización: 10 de febrero de 2020
Enlaces rápidos
- Propósito y alcance
- Los principios de protección de datos
- ¿Cómo recopilamos los datos personales de los candidatos?
- ¿Qué datos se consideran Datos de empleo?
- ¿Qué haremos con sus Datos de empleo?
- ¿Quién puede acceder a sus Datos de empleo?
- ¿Cuánto tiempo conservará A-dec los Datos de empleo?
- ¿Dónde almacena A-dec los Datos de empleo?
- Seguridad de los datos
- Ejercicio de sus derechos
- Línea de cumplimiento de empleados
- Comuníquese con nosotros
Propósito y alcance
A-dec, Inc., incluidas sus afiliadas globales ("A-dec"), se toma muy en serio la privacidad y la seguridad de sus datos personales y se compromete a cumplir con los requisitos de la legislación de protección de datos aplicable. El presente Aviso de privacidad para Empleados y Candidatos ("Aviso") tiene por objeto explicar cómo A-dec gestiona los datos personales de los Candidatos de empleo ("Candidatos") y empleados, contratistas y consultores, ya sea a tiempo parcial o tiempo completo ("Empleados"). Este aviso se aplica a todos los Candidatos y Empleados, independientemente de su ubicación geográfica, incluidos los Candidatos y Empleados en el Espacio Económico Europeo ("EEE"), Suiza y el Reino Unido. Este Aviso también le proporcionará información sobre cualquier derecho que tenga como Candidato o Empleado, según la ley de protección de datos aplicable. A lo largo de este Aviso, nos referiremos a sus datos personales, obtenidos por A-dec en la aplicación o en el contexto de empleo como "Datos de empleo".
Los principios de protección de datos
Cualquier derecho que tenga sobre sus datos personales como Candidato o Empleado variará según el lugar donde resida. Si la ley local tiene requisitos diferentes para A-dec u ofrece derechos a personas distintas a las establecidas en este Aviso, seguiremos la ley local. Si tiene preguntas específicas sobre sus derechos que no se abordan en este Aviso, contáctenos en privacy@a-dec.com.
A pesar de que los derechos otorgados y el contenido de la ley varían en todo el mundo, hay una serie de principios comunes que esas leyes comparten, incluidos los siguientes diez principios, que A-dec sigue cuando maneja Datos de Empleo.
- Justicia y transparencia: A-dec procesará los Datos de empleo de manera legal, justa y transparente.
- Procesamiento legal: A-dec solo procesará Datos de empleo, incluidos los Datos de empleo confidenciales, cuando tenga una base legal válida y de manera legal.
- Limitación de propósito: A-dec solo recopilará Datos de empleo para fines específicos, explícitos y legítimos. Cualquier otro procesamiento debe ser compatible con ese propósito. A-dec también puede confiar en el consentimiento o autorización del individuo permitido por la ley.
- Minimización de datos: A-dec solo procesará Datos de empleo que sean adecuados, relevantes y limitados a lo que sea necesario en relación con el propósito para el que se recopilaron.
- Precisión de los datos: A-dec tomará medidas razonables para garantizar que los Datos de empleo sean precisos, completos y estén actualizados.
- Retención de datos: A-dec solo mantendrá los Datos de empleo en una forma que permita la identificación del interesado por no más tiempo del necesario a fin de cumplir con el propósito para el que se recopilaron o para otro propósito permitido.
- Seguridad: A-dec utilizará las medidas de seguridad apropiadas para garantizar la confidencialidad e integridad de los Datos de empleo y exigirá lo mismo de cualquier tercero que los procese para nosotros.
- Derechos individuales: A-dec permitirá a las personas ejercer sus derechos legales en relación con sus Datos de empleo, incluido el derecho de acceso y corrección de datos personales.
- Responsabilidad: A-dec tomará las medidas necesarias para cumplir y demostrar su cumplimiento con estos principios de protección de datos.
- Transferencias de datos personales: A-dec establecerá las garantías adecuadas antes de enviar los Datos de empleo fuera del país en el que se obtuvieron.
¿Cómo recopilamos los datos personales de los candidatos?
Para los solicitantes de los Estados Unidos y Canadá, podemos recopilar y procesar los Datos de empleo sobre usted cuando solicita un trabajo a través de nuestro portal de trabajo disponible en nuestro sitio web, que es operado por un proveedor externo. Cuando accede al portal de trabajo a través de nuestro sitio web, se pueden colocar cookies en su computadora u otro dispositivo o utilizar tecnologías similares para recopilar información sobre su uso del portal de trabajo. La información de las cookies se puede proporcionar a A-dec o al proveedor externo, dependiendo de si A-dec o el proveedor externo coloca la cookie. Para obtener más información sobre las cookies y tecnologías similares, consulte nuestro Aviso de cookies.
Para los solicitantes fuera de los Estados Unidos y Canadá, podemos recopilar y procesar Datos de empleo sobre usted cuando envíe su solicitud, currículum vitae y cualquier información adicional por correo electrónico o una solicitud física presentada directamente a A-dec o una agencia de reclutamiento ajena.
Donde lo permita la ley local, también podemos recopilar información sobre usted de terceros. Por ejemplo, podemos obtener información que usted pone a disposición del público a través de perfiles y bases de datos o sitios de redes sociales.
¿Qué datos se consideran Datos de empleo?
Durante todo el empleo y durante el tiempo que sea necesario después de la terminación del empleo, la Compañía deberá procesar datos suyos. Los datos de empleo pueden incluir las siguientes categorías de información:
Información del candidato.
Sus datos de contacto, que pueden incluir dirección postal física, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
Su fecha de nacimiento.
Su número de seguro social u otro número de identificación emitido por el gobierno (como parte de la evaluación previa al empleo).
Su currículum y detalles de la solicitud que pueden incluir sus calificaciones profesionales, historial de empleo, foto personal, lugar de residencia, intereses personales y experiencia relacionada.
La información que proporcione para mantener su cuenta del solicitante de empleo, como su nombre de usuario y contraseña, nombre, correo electrónico, perfil de LinkedIn (donde lo permita la ley local), ubicación, campo de especialización y el tipo de función que le interesa.
Información recopilada por A-dec a través del proceso de reclutamiento, como su desempeño durante una entrevista e información proporcionada por sus referencias.
Información sobre condenas penales, uso de drogas o condiciones médicas, donde lo permita la ley local.
Información del empleado
Sus datos de contacto, que pueden incluir dirección postal física, dirección de correo electrónico y número de teléfono.
Su fecha de nacimiento y estado civil.
El nombre, la dirección y el estado legal de los miembros de su familia a los fines de calcular los impuestos, el salario y la participación en el plan de pensiones.
Información de administración de empleo que puede incluir:
- Copia de identificación emitida por el gobierno para verificar la identidad.
- Foto de identificación.
- Número de identificación del empleado.
- Registros de ausencias, horas trabajadas, registros de vacaciones.
- Información financiera, como su salario, códigos impositivos e información bancaria.
- Número del seguro social o de identificación del gobierno para empleados, familiares, beneficiarios.
- Información relacionada con la gestión del desempeño y los ascensos, tales como evaluaciones o revisiones, capacitación o investigaciones disciplinarias y de reclamos.
- Los términos y condiciones de su empleo.
- Detalles relacionados con su presencia en una ubicación de A-dec como pueden ser registrados por los sistemas de acceso con tarjeta electrónica, donde lo permita la ley local.
- Detalles relacionados con su uso de los activos de A-dec, como computadoras y teléfonos, donde lo permita la ley local.
Datos sensibles, que pueden incluir:
- Información relacionada con la salud para adaptaciones relacionadas con el trabajo, resultados de exámenes de drogas al azar (donde lo permita la ley), planes de jubilación o pensión, y para la cobertura de seguro asociada con accidente, discapacidad o muerte.
- Información relacionada con la salud de los miembros de la familia de un empleado necesarios para procesar ciertas solicitudes de los empleados, como en relación con un permiso de ausencia.
Tenga en cuenta que las descripciones anteriores de los tipos de Datos de empleo no son necesariamente una lista completa de todos los casos, sino que deben usarse como guía; los tipos de datos pueden cambiar de vez en cuando para adaptarse a las necesidades y a los objetivos comerciales de A-dec, así como para apoyar el proceso de empleo.
A-dec cree que los Datos de empleo utilizados son coherentes con la relación entre A-dec y usted y con los principios de protección de datos. Los Datos de empleo que posee A-dec serán solo para gestión y uso administrativo, pero es posible que, de vez en cuando, A-dec necesite revelar algunos datos que tenga sobre usted a algunos terceros (por ejemplo, donde esté legalmente obligado a hacerlo por las autoridades impositivas u otras autoridades gubernamentales, donde usted lo solicite con el fin de proporcionar una referencia o en relación con el soporte de mantenimiento y/o el alojamiento de datos en relación con la provisión de seguro).
En algunos casos, como se señaló anteriormente, A-dec puede contener datos que son de naturaleza más sensible, por ejemplo, esto podría ser información sobre una discapacidad, resultados de un examen de drogas, origen racial o étnico, estado de veterano o condenas penales. Esta información puede procesarse no solo para cumplir con las responsabilidades legales de A-dec sino, por ejemplo, para fines de gestión y administración de personal, idoneidad para el empleo y para cumplir con la legislación sobre igualdad de oportunidades. Dado que esta información se considera confidencial, ciertas leyes pueden requerir que obtengamos su consentimiento expreso para que esta información sea procesada, a menos que A-dec tenga un requisito legal específico para procesar dichos datos.
¿Qué haremos con sus Datos de empleo?
Los propósitos principales para los cuales A-dec usará sus datos de empleo incluyen:
Información del candidato.
Procesamiento de su solicitud de trabajo, para que podamos evaluar su capacidad para cumplir con las calificaciones laborales, para permitirnos priorizar a los solicitantes que cumplan más estrechamente con los requisitos laborales, y para verificar las referencias y calificaciones profesionales proporcionadas por usted.
Mejora de nuestro proceso de solicitud para garantizar que nuestro portal de trabajo y sitio web sean fáciles de usar y contengan información adecuada y útil.
Información del empleado
Planificación y reclutamiento de la fuerza laboral, incluso pronósticos, planificación y presupuesto de asignación de empleados, publicidad de empleos, entrevistas y selección y contratación de personal.
Gestión y administración general de recursos humanos, como desarrollo profesional de los empleados, gestión del desempeño, seguridad social, compensación, pensiones y gestión de beneficios y evaluación comparativa, administración de nóminas y arreglos de beneficios, seguros, gestión de ausencias e informes generales de personal.
Desempeño de las operaciones comerciales de A-dec, incluida la realización de las actividades comerciales diarias de A-dec, lo que nos permite trabajar con nuestros clientes y garantizar la continuidad del negocio.
Gestión de seguridad, para garantizar la seguridad de las instalaciones, los activos, los productos, la información y los Empleados de A-dec.
Marketing y relaciones públicas, incluida la visualización de los datos de contacto y fotografías de los Empleados en nuestro sitio web u otros sitios web profesionales de redes sociales y en otros medios de comunicación como comunicados de prensa.
Cumplimiento legal y regulatorio, incluso para garantizar el cumplimiento de los requisitos de salud y seguridad y otras obligaciones legales o financieras, en relación con litigios, una investigación o auditoría interna, y para garantizar el cumplimiento del Código de conducta y ética comercial de A-dec y nuestras políticas de antilavado de dinero, soborno y corrupción.
Tenga en cuenta que los propósitos anteriores no son necesariamente una lista completa, sino que deben usarse como una guía, ya que los propósitos del procesamiento pueden cambiar de vez en cuando para adaptarse a las necesidades y los objetivos comerciales de A-dec. Solo procesaremos sus Datos de empleo cuando tengamos una base legal para hacerlo, como para cumplir una obligación contractual, donde tengamos su consentimiento, donde debemos cumplir con la ley, o donde tengamos un interés legítimo que no supere sus datos derechos de protección. En general, lo procesaremos para ayudarnos a decidir si entablar una relación laboral con usted o cumplir con nuestras obligaciones una vez que se convierta en empleado. El procesamiento de los Datos de empleo también es necesario para que mantengamos una relación laboral con usted, y la falta de datos personales o su objeción a su procesamiento evitaría que A-dec establezca una relación laboral con usted.
A veces procesaremos sus Datos de empleo de una determinada manera porque usted ha dado su consentimiento para que lo hagamos. Por ejemplo, puede participar voluntariamente y dar su consentimiento para las encuestas de participación de los empleados. Cuando procesamos sus datos personales en función del consentimiento, puede retirar su consentimiento en cualquier momento.
También podemos procesar sus Datos de empleo para cumplir con nuestras obligaciones legales (por ejemplo, en relación con asuntos fiscales y financieros) o porque está en nuestros intereses comerciales legítimos como empleador, por ejemplo, comprender mejor a nuestros solicitantes de empleo para que podamos entregar un servicio de reclutamiento efectivo o para proteger la seguridad e integridad de nuestras redes, la infraestructura de TI y nuestras ofertas de productos.
¿Quién puede acceder a sus Datos de empleo?
Dentro de A-dec. A-dec restringe el acceso a los Datos de empleo a los empleados y los contratistas de A-dec que necesitan acceso a esta información para que el empleado o el contratista pueda realizar su trabajo. Por ejemplo, nuestro equipo de Recursos Humanos tendrá acceso a sus Datos de empleo para gestionar la relación laboral con A-dec. Además, su gerente tendrá acceso a algunos de sus datos de empleo para apoyar el desarrollo profesional y la gestión del desempeño.
A menos que lo prohíba la ley aplicable, A-dec puede acceder a los correos electrónicos enviados a los Empleados y recibidos de estos (usando la cuenta de correo electrónico de la compañía y en dispositivos personales o dispositivos personales donde la cuenta de correo electrónico de la compañía del Empleado se usa en el dispositivo para fines comerciales) y el contenido cualquier correo electrónico (que puede incluir datos personales relacionados con terceros) con el propósito de investigar incidentes relacionados con la conducta y el cumplimiento que afecten o estén relacionados con A-dec y sus negocios. Aunque tratamos de no revisar el contenido de los correos electrónicos personales, puede haber ocasiones en que esto sea incidental o necesario, por ejemplo, cuando necesitemos investigar una violación de seguridad dentro de A-dec o investigar una acusación relacionada con un Empleado o un tercero. Cualquier acceso de este tipo siempre se realizará de conformidad con la ley aplicable.
Fuera de A-dec. A-dec comparte los Datos de empleo con sus proveedores de servicios externos autorizados. Por ejemplo, podemos compartir Datos de empleo con terceros que ayudan a respaldar nuestro proceso de reclutamiento mediante la selección y verificación de la información contenida en su solicitud y cualquier información adicional que nos haya proporcionado, incluida la verificación de sus calificaciones académicas y profesionales. También podemos compartir Datos de empleo con terceros que nos apoyan en el proceso de empleo, incluidos los beneficios de terceros, proveedores de salud o planes de jubilación. En todos los casos, el acceso a sus Datos de empleo por parte de un tercero se limita a aquellos terceros que necesitan acceso a la información para poder prestar sus servicios.
A-dec también puede divulgar sus Datos de empleo a un tercero (como un proveedor) para llevar a cabo y gestionar la contratación. También podemos compartir Datos de empleo limitados (generalmente los detalles de contacto de su empresa, como nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico) con un cliente para que puedan comunicarse con usted en el curso normal de los negocios, o con un proveedor para permitir la creación de su perfil para que pueda acceder a software y servicios que respaldan su capacidad para realizar su trabajo (por ejemplo, Cisco, Brainier y Engencia).
En raras ocasiones, podemos divulgar sus Datos de empleo a otros terceros fuera de A-dec; por ejemplo:
- Cuando así lo requiera la ley.
- En respuesta a una solicitud legítima de asistencia por parte de la policía u otra agencia de aplicación de la ley.
- Para buscar asesoramiento legal de los abogados externos de A-dec, en relación con una disputa con un tercero o para investigar una acusación contra un Empleado o un tercero.
- En relación con la venta, compra o fusión de un negocio.
En estos casos, los datos de empleo pueden transferirse a una entidad A-dec, un tribunal, un regulador o un tercero ubicado fuera del EEE, Suiza o el Reino Unido.
¿Cuánto tiempo conservará A-dec los Datos de empleo?
Conservamos sus Datos de empleo durante el tiempo que sea necesario para cumplir con los fines para los que los recopilamos, y de conformidad con la ley aplicable y las políticas y procedimientos de retención de datos de A-dec. Por lo general, mantendremos los Datos de empleo de los candidatos a los que no se les ofreció un puesto en A-dec o de los candidatos que rechazan un puesto ofrecido por A-dec no más de lo permitido por la ley aplicable. Para obtener más información sobre los períodos de retención aplicables, contáctenos en privacy@a-dec.com.
¿Dónde almacena A-dec los Datos de empleo?
A-dec tiene un equipo central de Recursos Humanos ubicado en Newberg, Oregon, EE. UU. Sin embargo, hay equipos de Recursos Humanos en las oficinas locales (por ejemplo, el Reino Unido) que cuentan con el apoyo principal de equipos de consultores externos y sus propios sistemas de información de recursos humanos ("HRIS") (para obtener más información sobre los sistemas utilizados por cada oficina, contáctenos en privacy@a-dec.com). Los datos de empleo, como los registros de desempeño, pueden compartirse entre los equipos de Recursos Humanos de A-dec en diferentes regiones, según sea necesario para administrar a nuestros empleados. En general, sin embargo, los datos de empleo se almacenarán dentro de la región local aplicable con un proveedor externo.
Aunque el sistema principal para administrar los Datos de Empleo será el HRIS en cada región, no es el único sistema o herramienta utilizado. Los departamentos o gerentes en las oficinas locales de todo el mundo también pueden usar archivos, hojas de cálculo y bases de datos de acceso para administrar y almacenar datos personales. Para los Candidatos y Empleados en el EEE, Suiza y el Reino Unido, tenga en cuenta que sus Datos de empleo pueden ser procesados, transferidos y almacenados en países que están fuera del EEE, Suiza y el Reino Unido y que pueden tener leyes de protección de datos menos estrictas en comparación con las de Europa o directamente no tenerlas.
Independientemente de dónde se procesen o almacenen los Datos de empleo, cuando transferimos Datos de empleo, incluso a ubicaciones fuera del EEE, Suiza y el Reino Unido, tomamos medidas para asegurarnos de que existan salvaguardas adecuadas para proteger sus Datos de empleo y para asegurarnos de que se tratan de forma segura, de conformidad con la ley aplicable y de conformidad con este Aviso.
Seguridad de los datos
A-dec se esfuerza por implementar medidas técnicas y organizativas apropiadas y celebrar acuerdos contractuales con proveedores de servicios externos para proteger y asegurar sus Datos de empleo contra la pérdida, la alteración o el acceso no autorizado. El acceso a sus Datos de empleo se controla estrictamente mediante la implementación de la seguridad del sistema dentro de nuestra red y nuestros sistemas. El acceso a los Datos de empleo está limitado a los profesionales de recursos humanos de A-dec y otros Empleados de A-dec que necesitan acceder a la información para realizar su trabajo.
Ejercicio de sus derechos
Dependiendo de dónde resida, es posible que tenga derecho a retirar su consentimiento para compartir sus Datos de empleo (cuando nuestro recibo de esa información se basó en su consentimiento), o para solicitar el acceso, la corrección o el borrado de los Datos de empleo que A-dec tiene de usted. También puede tener derecho a solicitar que sus datos personales se le proporcionen a usted o a un tercero en un formato portátil y legible por máquina de forma gratuita. También puede tener derecho a restringir u objetar ciertos tipos de procesamiento de sus Datos de empleo y presentar una queja ante una autoridad de supervisión. También puede tener derecho a solicitar una copia de las garantías que hemos establecido para proteger sus Datos de empleo.
A-dec evaluará cada solicitud para ejercer uno de los derechos anteriores caso por caso. Cumpliremos con dicha solicitud sin demora indebida y, en cualquier caso, de conformidad con las leyes aplicables. Puede haber circunstancias en las que no estemos legalmente obligados a cumplir con su solicitud debido a las leyes de su jurisdicción o debido a las exenciones previstas en la legislación de protección de datos.
Para ejercer sus derechos, envíe una Solicitud de acceso a los datos personales mediante un correo electrónico a privacy@a-dec.com. Tenga en cuenta que podemos necesitar información adicional de usted (por ej., para verificar su identidad) antes de brindarle acceso a sus datos personales.
Línea de cumplimiento de Empleados
Se alienta a los Empleados de A-dec a informar inquietudes relacionadas con asuntos financieros, contables, y asuntos antisoborno y de auditoría y otros asuntos permitidos por la ley aplicable, a través de canales en persona como a través de su gerente, un miembro de la gerencia, los departamentos de Recursos Humanos o Jurídicos, Auditoría Interna o el representante del Empleado (si corresponde). Cuando los empleados se sientan incapaces de informar estos problemas a través de canales en persona, se los alienta a usar la Línea de ética y cumplimiento de A-dec (que es administrada por un proveedor externo ubicado en los Estados Unidos, NAVEX Global). Los informes pueden hacerse por teléfono o en línea a través de la herramienta de informes. Si bien hay informes anónimos disponibles, alentamos a todos los Empleados que realicen informes a proporcionar su identidad para que podamos contactarlos directamente y así comprender mejor sus inquietudes y permitirnos realizar una revisión rápida y exhaustiva de su inquietud. No toleramos represalias contra nadie que presente una inquietud de cumplimiento de buena fe o participe en una investigación interna. Tenga en cuenta que las reglas estrictas especifican cuándo se puede enviar informes a través de nuestra Línea directa de ética y cumplimiento, qué tipos de violaciones se pueden informar y cómo se deben proteger dichos informes (incluidos los datos personales contenidos en ellos). Para obtener más información, consulte nuestro Código de conducta y ética comercial.
Comuníquese con nosotros
Los Candidatos y Empleados pueden plantear cualquier problema relacionado con este Aviso o el tratamiento de sus Datos de empleo enviando un correo electrónico a privacy@a-dec.com. Si el Candidato o Empleado no puede resolver su problema directamente con A-dec, puede comunicarse con su autoridad local de protección de datos para obtener más información:
Residentes de la UE: Autoridades de protección de datos
Residentes del Reino Unido: Oficina del Comisionado de Información
Residentes suizos: Comisionado Federal de Protección de Datos e Información
Residentes de EE. UU.: Comisión Federal de Comercio
